Vous dirigez une entreprise ou travaillez au sein d’un service de ressources humaines ? Les lois entourant les congés payés des salariés sont nombreuses et complexes. Une question revient souvent : un employeur peut-il refuser des congés ? Découvrez ici toutes les informations à connaître pour respecter les droits de vos employés tout en préservant le bon fonctionnement de votre entreprise. Et parce que la gestion des vacances constitue une tâche ardue et chronophage, n’hésitez pas à utiliser un logiciel de gestion des congés et des absences. Il vous facilitera le quotidien et évitera toute erreur pouvant se retourner contre vous.
Les obligations de l’entreprise quant aux congés payés
Tout employé a droit à 2,5 jours de congés par mois travaillés, avec un total de 30 jours de congés payés maximum. Il doit poser ses jours sur la période donnée par l’entreprise et ne peut pas prendre plus de 4 semaines à la suite. Cette période peut être déterminée par une convention collective, un accord de branche ou bien un accord collectif d’entreprise. Si la société n’est pas reliée à un tel collectif, c’est l’employeur qui décide, seul ou via le CSE (Comité Social et Économique) s’il existe.
Tout employeur a le droit de fermer son entreprise pour une durée de 12 à 24 jours ouvrables. Si tel est le cas, les salariés sont obligés de prendre des congés payés sur toute la période de fermeture de leur lieu de travail.
Motifs de refus de congés par l’employeur
Continuité du service
Il est possible pour l’employeur de refuser des congés sous le motif “continuité du service”. En effet, si l’entreprise doit tourner en permanence avec un nombre minimum d’employés, elle ne peut pas se permettre que tous ses salariés partent en même temps. C’est donc vous, directeur d’entreprise ou gestionnaire des ressources humaines, qui devez gérer le planning des congés afin qu’il y ait toujours suffisamment de monde pour que chaque service fonctionne. Ainsi, si trop de collaborateurs souhaitent s’absenter au même moment, certains se verront refuser leurs vacances. C’est ici que l’ordre de départ en congé intervient. Là encore, c’est un accord collectif ou l’entreprise directement qui détermine cet ordre. Généralement, les salariés avec enfants seront prioritaires lors des vacances scolaires.
Une période d’intense activité
L’employeur a le droit de refuser un congé si celui-ci intervient lors d’un pic d’activité au sein d’une entreprise. Cela peut être le cas pour un commerce au moment des fêtes de fin d’année, ou pour un acteur du secteur touristique en plein été par exemple. Comme précédemment, il peut être simplement proposé à l’employé de décaler ses congés sur une période moins chargée pour l’entreprise.
Les circonstances exceptionnelles
En dernier lieu, il vous est possible de refuser des congés en cas de circonstance très particulière au sein de la société. Cela peut être l’arrivée d’une grosse commande qui nécessite la mobilisation de toutes les ressources, le remplacement d’un salarié absent, un redressement judiciaire, ou toute situation qui rend la présence d’un employé indispensable. Il n’existe pas de liste précise pour ce motif. Afin d’éviter tout jugement allant à l’encontre de votre décision, il est nécessaire de s’assurer que le refus de congés d’un salarié s’avère la seule option pour la bonne marche de l’entreprise durant cette période exceptionnelle.
Les prises de congés qui ne peuvent pas être refusées
En tant qu’employeur ou DRH, vous pouvez refuser des vacances dans différents cas, bien précis. Cependant, le salarié peut poser certains congés sans qu’il soit possible de lui dire non. C’est le cas lors des congés de circonstances :
- d’une naissance (congé maternité et congé paternité) ;
- d’une adoption ;
- du décès d’un proche ;
- d’un mariage ou un PACS.
De même, les obligations de l’employeur en matière de congés payés impliquent l’acceptation des congés simultanés pour deux personnes mariées travaillant au sein d’une même entreprise.
Refuser des congés en respectant le Code du travail
Tout employeur est en droit de refuser des congés tant qu’il respecte les motifs légaux. Cependant, un refus ne doit pas être effectué n’importe comment. Afin de rester dans les règles, il est nécessaire de respecter le délai de prévenance des congés payés.
Ainsi, il n’est pas possible de refuser les vacances demandées moins d’un mois avant la date de départ prévue. De même, les dates durant lesquelles les salariés peuvent poser leurs congés doivent être données au moins deux mois en amont de la période. L’employeur doit répondre à toute demande de congés, que ce soit un accord ou un refus. En l’absence de réponse, dès lors que la demande du salarié a bien été reçue, ce dernier peut partir en congé sans que cela lui soit reproché.
Risques pris par les deux parties en cas de non-respect des règles de refus de congés payés
Côté salarié
Vous avez refusé des congés à un salarié dans les règles (motif valable et délai de prévenance respecté), et celui-ci est parti quand même ? Son départ s’apparente alors à une absence injustifiée. Celle-ci peut entraîner la prise de différentes sanctions allant jusqu’à un licenciement pour faute grave.
Côté employeur
Lorsqu’un employeur s’apprête à refuser des congés, il faut qu’il reste dans les règles pour éviter tout problème. Ainsi, respecter un délai d’un mois et avoir un motif solide sont deux conditions indispensables. Si le salarié qui se voit refuser ses vacances estime que cela est injuste et illégal, il peut saisir le conseil des Prud’hommes. L’employeur, s’il s’avère fautif, encourt une amende de 1500 euros. C’est à lui de démontrer qu’il a fait son maximum afin que l’employé puisse prendre ses congés. Le refus doit constituer l’unique option possible pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Tout employeur peut refuser des congés à ses salariés, tant que cela est justifié et respecte le cadre légal. En cas d’abus, des sanctions peuvent être prises à l’encontre de l’entreprise. Afin de ne pas commettre d’erreurs et de refuser le moins de congés possible, un logiciel de gestion des congés et des absences est un vrai plus. Il vous aide à planifier les périodes de vacances et à être plus équitable envers vos équipes !
Pour en savoir plus :
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