Les congés des salariés de l’entreprise sont de la responsabilité du service des Ressources humaines. Ils doivent obligatoirement figurer sur la fiche de paie et sont ventilés entre congés restants sur la période précédente et ceux en cours d’acquisition. Utiliser un logiciel de gestion des congés et absences est donc devenu indispensable pour une meilleure anticipation des absences et une mise à jour immédiate des compteurs des congés pris et ceux restant à prendre.
Quels sont les enjeux d’un planning de congés ?
Votre entreprise a besoin de connaître en temps réel les absences du jour et celles à venir. Vous devez suivre les jours de congés déjà pris afin de les intégrer dans le logiciel de paie pour que ceux-ci soient portés sur la fiche de paie de chaque salarié. Cela fait partie de vos obligations d’employeur en matière de congés.
Pour éviter tout problème et réclamation, un planning de congés doit être tenu régulièrement à jour. Celui-ci peut être de la responsabilité des chefs de service, avec la tenue de tableaux sous Excel par exemple ou directement incomber au service de la paie.
Il est aujourd’hui possible d’intégrer les absences des salariés dans un logiciel de gestion de congés accessible sur ordinateur, et depuis quelque temps déjà, depuis une application dédiée sur smartphone. Le planning est donc simplifié et surtout partagé entre les personnes et les services concernés.
Comment créait-on un planning de congés avec Excel ?
Excel a longtemps été le moyen le plus efficace de réaliser un planning de congés. Il suffisait de :
- créer une liste des collaborateurs ;
- entrer le nombre de jours de congés à solder sur la période n-1 ;
- préciser ceux acquis sur la période en cours ;
- indiquer le nombre de jours d’absences ;
- préciser les dates de départ et de retour de vacances.
La magie des formules d’Excel agissait alors et le planning était mis à jour avant sa transmission au service paie.
Mais Excel n’autorisait pas le partage de ce document, souvent confidentiel, entre la direction des Ressources humaines et le salarié. Parfois erroné, tantôt incomplet, Excel avait certaines limites qui sont aujourd’hui résolues par la mise à disposition des entreprises d’un logiciel de gestion de planning permettant de tenir à jour, quasi automatiquement, l’ensemble des données.
Déterminer le nombre de jours de congés
La mise en place d’un planning d’absences passait par la détermination du nombre de jours de congés. Ce planning pouvait être étalé sur 5 ou 6 jours travaillés par semaine ouvrant un droit de 25 ou 30 jours de congés payés par an selon le cas. Étaient éventuellement ajoutés des jours de RTT, des jours pour événements familiaux ou des heures supplémentaires donnant droit à des compensations en jour d’absence autorisée.
Finaliser les périodes n et n-1
Les congés sont pris par période glissante. Cela signifie que le planning sous Excel devait prévoir des jours de congés pris sur l’année précédente et les solder en priorité, avant d’ouvrir le compteur des CP de l’année en cours.
Vérifier ensemble le nombre de jours alloués
Le salarié et son responsable, sous le contrôle de la DRH, étaient ensuite invités à vérifier de concert leur accord sur le solde des CP avant la pose effective des jours d’absence. C’est ici qu’un différend pouvait éventuellement se produire.
Mettre à jour les CP pris dans les fiches de paie
Une fois les congés prix, ceux-ci étaient intégrés manuellement dans la fiche de paie. Cela entraînait plusieurs opérations :
- récupération des données du tableur ;
- entrée des éléments dans le logiciel de paie ;
- vérification.
Les avantages d’un planning de gestion de congés
L’automatisation de la gestion des congés a aujourd’hui en partie raison d’Excel ! C’est donc à la fois le service paie, le responsable de service et le salarié qui bénéficient d’une simplification de leurs échanges en matière de congés et d’absences.
Simplification des demandes
Le planning automatisé de gestion de congés est un véritable assistant. Toujours disponible et jamais en congés, il simplifie le processus des demandes et la validation par le supérieur hiérarchique. Il permet également de donner une visibilité en temps réel du solde des congés et ceux en cours et de pouvoir vérifier la présence ou l’absence d’un salarié en un temps record.
Un partage d’information en temps réel
Le planning informatisé ouvre ainsi le partage immédiat des plannings entre tous. Il évite également les erreurs d’attribution de congés et permet à chacun de consulter son solde et de poser ses congés en ligne.
Un accès 24/24 sur PC et application mobile
Le logiciel de gestion de projet est consultable depuis un ordinateur fixe ou portable, mais également depuis une application mobile de gestion de planning. Un accès est donné à chaque collaborateur ainsi qu’à la personne responsable des congés du service des Ressources Humaines. L’ensemble est aussi accessible au supérieur hiérarchique qui peut ainsi valider ou refuser les congés posés.
Une notification à chaque demande
Le responsable est immédiatement informé dès qu’un salarié met son planning de congés à jour ou pose un ou plusieurs jours d’absence, Plus de demande de congés sur une feuille de papier qui restait des jours sur le bureau du chef de service avant sa signature ou qui était même parfois perdue.
Une intégration dans les logiciels de l’entreprise
Contrairement au contenu du tableau Excel à recopier dans chaque fiche de paie, un logiciel de gestion de planning de congés intègre directement les données dans chaque compte salarié. Il permet également de se connecter au logiciel comptable.
Pour conclure, l’obligation faite aux entreprises de tenir à jour leur planning de congés est donc largement simplifiée depuis l’utilisation d’une solution logicielle utilisée par le service des Ressources humaines, les chefs d’équipe ou le responsable du personnel. Simple à utiliser, il facilite le travail des collaborateurs et la Direction et évite ainsi des périodes souvent complexes de mises à jour des CP.
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