Une entreprise est dans l’obligation d’accorder des périodes de congés payés et des jours de repos à ses salariés. Plus la structure est grande et les équipes nombreuses, plus la gestion des demandes de congés et absences se transforme en véritable casse-tête. Un employeur doit à la fois satisfaire ses collaborateurs et répondre aux besoins opérationnels de sa société, notamment lors de périodes de surcroît d’activité. La complexification du système de congé et les différentes lois qui le régissent rendent plus difficiles le traitement des demandes et la création de plannings. L’utilisation d’un logiciel de gestion des congés et des absences est la solution pour établir des calendriers cohérents et assurer le bon fonctionnement d’une entreprise.
Comment créer un planning de congé ?
Le planning est un document papier ou numérique, qui contient les horaires de travail, les jours de repos et les périodes de congés d’un salarié. Il se présente généralement sous la forme d’un calendrier ou d’un tableau. Cet outil est nécessaire à l’organisation d’une entreprise et à la bonne gestion du personnel. Le planning peut être réalisé manuellement, à partir d’une application comme Excel ou de façon automatisée, en utilisant un logiciel RH en ligne.
Les étapes de la création de planning
Définir les besoins opérationnels de son entreprise
La première étape pour établir un planning de congé consiste à définir les besoins opérationnels de son entreprise. Selon le secteur, certains mois de l’année sont propices à un surcroît d’activité (saisonnalité, finalisation d’un projet). Il est nécessaire d’identifier ces périodes et d’anticiper ses besoins humains en conséquence pour éviter de manquer de main d’œuvre. Si vous faites face à des demandes de congés simultanés sur un créneau chargé, vous devrez prioriser la productivité de l’entreprise et vous assurer que vous disposez des ressources nécessaires. Veillez cependant à être équitable dans le traitement des demandes et à proposer des alternatives en respectant la politique de l’entreprise.
Établir une politique claire en matière de congés et de jours de repos
Avant la création des plannings, une entreprise doit définir sa politique concernant la prise de congé et de jours de repos de ses employés. Celle-ci doit contenir :
- les modalités de la demande
- les délais
- les critères de priorité
- les périodes durant lesquelles il ne sera pas possible de prendre des congés (surcroît d’activité).
Une fois établie, l’employeur devra veiller à ce que l’ensemble des salariés de la société en soient informés.
Le choix de la forme du planning du personnel
L’employeur est libre de choisir le format des plannings qu’il souhaite proposer à ses équipes. À lui de sélectionner la forme la plus adaptée à son entreprise entre une version papier ou numérique. L’important est que le document soit le plus clair possible pour éviter les erreurs d’interprétation qui pourraient engendrer des absences. L’avantage de concevoir ses plannings via un logiciel de gestion du personnel est de permettre à ses employés d’accéder à tout instant à leurs calendriers. Les formats proposés par ces outils sont lisibles et facilement modulables en cas d’indisponibilité de dernière minute.
Les obligations légales de l’employeur en matière de congés payés
Pour connaître les obligations de l’employeur en matière de congés payés, il faut se référer au code du travail et aux conventions collectives. Un employeur à l’obligation d’accorder des jours de congés à ses employés selon les modalités définies par la loi. Tout salarié a droit à des congés payés, quel que soit son type de contrat (CDI, CDD, Intérim) ou son temps de travail (temps plein ou temps partiel).
Quand le salarié peut-il prendre ses congés?
Un accord d’entreprise fixe généralement la période de prise de congé autorisée. Si aucune date n’a été définie, il faut se référer à la convention collective de son secteur d’activité. L’employeur peut aussi déterminer lui-même la période de prise de congé après consultation des délégués du personnel de la société. Celle-ci peut s’étendre sur toute l’année ou ne concerner que certains mois. Dans tous les cas, elle doit inclure la période légale allant du 1er mai au 31 octobre. L’ordre de départ ainsi que les dates choisies seront communiqués aux équipes au moins un mois à l’avance.
Quelle est la durée légale des congés payés?
Un salarié qui travaille une année complète, accumule près de 30 jours ouvrables, soit 5 semaines de congés payés (à hauteur de 2,5 jours par mois). Le calcul des jours de congés s’appuie sur la période de prise de congé autorisée définie dans la convention collective, par l’employeur ou à défaut, durant la période légale de référence allant du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours. Durant cette période, un employé à l’obligation de prendre au minimum 12 jours de congés et 24 jours ouvrables au maximum. Il peut choisir de poser ses congés de manière fractionnée (lorsqu’il dispose de plus de 12 jours ouvrables), et de prendre le reste en une ou plusieurs fois (en l’absence de dispositions particulières). Le calcul des indemnités de congés payés Il existe deux façons de calculer les indemnités de congés payés des salariés. l’employeur doit choisir celle qui est la plus avantageuse pour ses équipes entre : Le dixième du salaire brut total perçu par l’employé durant la période de référence La rémunération qu’aurait normalement perçue le salarié s’il avait travaillé. Un employeur qui ne respecterait pas les règles relatives aux congés payés serait soumis à une contravention à hauteur de 7500 € par salarié concerné.
Les obligations légales de l’employeur en matière de temps de repos
Pour être légal, un planning doit respecter le temps de travail et de repos des salariés défini par la loi et les conventions collectives, soit :
- 10h de travail quotidien maximum
- 48h de travail hebdomadaire
- 35h de repos par semaine minimum Maximum 6 jours de travail hebdomadaire
L’employeur a pour obligation de transmettre les plannings à l’inspection du travail qui va veiller au respect et à l’application de la durée légale du travail en France.
Optimiser la gestion des demandes de congés et des jours de repos
Miser sur la communication et la flexibilité
Pour créer un planning de congés satisfaisant pour le salarié et l’employeur, une entreprise doit encourager la communication et favoriser la flexibilité. Prendre en compte les souhaits de ses équipes permet de limiter les indisponibilités et les mécontentements. Faire preuve de flexibilité est aussi important pour répondre aux imprévus comme des urgences familiales ou des problèmes de santé. Vous pouvez proposer des arrangements comme le télétravail ou des horaires alternatifs lorsque cela est possible. Pour éviter les conflits et les modifications de dernière minute, encouragez vos collaborateurs à planifier et à communiquer leurs congés et jours de repos à l’avance. Cela vous permettra d’anticiper les difficultés d’organisation et de trouver des solutions alternatives si nécessaire.
Utiliser un logiciel de gestion du personnel
L’utilisation d’un logiciel de création de planning facilite la gestion de tous les types de congés (congé payé, RTT, arrêt maladie, congé parental) et des jours de repos. Les salariés disposent d’un espace personnel en ligne sur lequel ils peuvent directement envoyer leur demande de congés. Le responsable du service des ressources humaines est informé instantanément par notification et peut la traiter plus rapidement. L’employé gère ses demandes de façon plus autonome grâce à la visualisation d’un tableau de bord qui contient son solde de congé en temps réel. L’employeur peut suivre les congés de chacun de ses collaborateurs puisqu’il a accès à la totalité des plannings en ligne.
Un logiciel de gestion RH permet de traiter plus facilement les modifications de planning et les demandes de congés. Les démarches sont entièrement automatisées, ce qui limite le risque d’erreurs de saisie. L’outil génère des emploi du temps automatiquement et prend en compte les informations et les modifications indiquées par l’employeur.
Faire un suivi des congés sur l’année
Une fois les congés accordés, assurez-vous de faire un suivi et d’évaluer l’impact des absences sur l’organisation. L’objectif est de constater si vous avez géré correctement les demandes de congés et si les besoins opérationnels de l’entreprise ont été respectés. Cela peut inclure l’analyse des périodes de surcroît d’activité ou la collecte des impressions des salariés sur le terrain. Ces informations serviront à ajuster éventuellement la politique relative aux congés payés et d’optimiser au mieux les plannings de travail. Passer par un logiciel de gestion du personnel permet de contrôler le taux d’absentéisme au sein de votre entreprise grâce à des rapports générés automatiquement à partir des informations transmises par le service RH.
Avant de se lancer dans la création des plannings de congés, une entreprise doit d’abord déterminer les besoins humains dont elle a besoin pour assurer sa productivité durant les périodes de baisse et de surcroît d’activité. Par la suite, il lui faudra définir une politique claire en matière de congés et de jours de repos. L’employeur à l’obligation de communiquer les règles établies à ses équipes, de façon claire et compréhensible pour éviter les erreurs d’interprétation. Il doit aussi respecter certaines obligations légales définies par la loi et les conventions collectives. Pour optimiser au mieux la gestion des demandes de congés et des absencesde ses salariés, une société peut utiliser un logiciel de gestion RH. Ces outils ont l’avantage d’automatiser les demandes, de notifier les managers instantanément de modifications souhaitées par les salariés et de moduler les plannings sans faire d’erreurs. Ils permettent d’établir un suivi global de l’ensemble des congés accordés aux équipes et d’ajuster la politique de l’entreprise en cas de besoin.
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