La gestion des absences et des indisponibilités de dernière minute peut constituer un véritable défi pour les entreprises. Des congés maladie et des absences injustifiées prolongées impactent la productivité et le bon fonctionnement d’une structure. Un employeur doit évaluer le motif et la fréquence des absences et faire en sorte de les limiter en adoptant des mesures pour améliorer les conditions de travail de ses salariés. L’utilisation d’un logiciel de gestion des congés et des absences permet d’analyser le taux d’absentéisme de sa société et de trouver rapidement du personnel pour pallier les indisponibilités de dernière minute.
Quelles sont les principales causes d’absentéisme en entreprise ?
La notion d’absentéisme en entreprise désigne l’absence soudaine d’un ou plusieurs employés pour l’un des motifs suivants :
- Arrêt-maladie
- Absence injustifiée
- Accident de travail
L’absentéisme en entreprise peut avoir plusieurs causes :
- Maladies et problèmes de santé : les problèmes de santé, qu’ils soient physiques ou psychologiques, sont une cause majeure d’absentéisme en entreprise. Des maladies chroniques ou occasionnelles, des problèmes de santé mentale peuvent amener les salariés à prendre des congés médicaux.
- Problèmes personnels : les absences sans justification de la part d’un employé peuvent être causées par des problèmes d’ordre personnel (conflit familial, décès d’un proche, nouvelles responsabilités).
- Conditions de travail : des relations tendues entre collègues ou avec ses supérieurs hiérarchiques, des horaires difficiles ou des conditions de travail physiquement exigeantes sont des facteurs qui contribuent à l’absentéisme.
Analyser l’absentéisme au sein de son entreprise pour mieux y remédier
Pour remédier à un taux d’absentéisme trop élevé, il est nécessaire de connaître les causes, la fréquence et la durée des absences. Établir une analyse détaillée est un bon moyen d’identifier le type d’absentéisme dominant au sein de son entreprise et ainsi résoudre le problème.
Pour mener cette évaluation et recueillir des données chiffrées, créer un fichier consacré au personnel est indispensable. Celui-ci va regrouper l’ensemble des informations relatives à chaque salarié (nom, prénom, âge, fonction, planning) et aux périodes d’absence (durée, motif, dates). Le tableau va permettre de suivre sur une longue durée, l’évolution des absences et d’en tirer des conclusions. L’entreprise pourra alors mettre en place de nouvelles directives et prendre des décisions pour les limiter.
Cette évaluation, souvent nécessaire, est aussi complexe. Pour faciliter le procédé d’analyse, il est conseillé d’utiliser des outils de gestion de personnel en ligne. Ces logiciels disposent généralement d’un espace sous forme de tableau de bord, consacré à l’étude et à l’évolution du taux d’absentéisme de l’entreprise. Les résultats sont générés automatiquement à partir des informations transmises par le service des ressources humaines. Ce qui permet de gagner du temps et d’obtenir des données fiables.
Les solutions pour limiter les absences de ses salariés
L’entretien individuel après une absence
Pour mieux comprendre les raisons d’une absence, vous pouvez envisager de convoquer l’employé dès son retour, pour un entretien individuel. L’objectif est d’identifier les éventuels problèmes et d’aider à sa réintégration auprès de ses collaborateurs.
Les contre-visites médicales
L’entreprise à la possibilité de demander à un prestataire médical de vérifier si un congé maladie est véritablement justifié. Cette mesure a pour but de dissuader contre les éventuels abus.
La prime d’assiduité
La prime d’assiduité récompense la ponctualité et l’investissement des salariés d’une entreprise. L’objectif est d’inciter le personnel à être le plus présent possible au travail. En cas d’absence, même justifiée, la prime peut être diminuée ou supprimée.
Veiller à ce que le personnel travaille dans de bonnes conditions
De mauvaises conditions de travail vont, à terme, provoquer des absences de la part des employés d’une entreprise. Le stress, le burn out ou une fatigue sévère sont souvent la cause de congés maladie prolongés ou d’absences injustifiées. C’est pourquoi il est important de veiller à ce que le personnel de sa société travaille dans de bonnes conditions.
Les règles en matière de temps de travail et de repos des salariés indiquent qu’une journée de travail ne doit pas excéder 10h (parfois 12h selon la convention collective concernée). Un employé ne peut pas travailler plus de 48h par semaine. Des pauses d’au moins 20 minutes sont accordées toutes les 6h et un repos hebdomadaire de 35h consécutives est obligatoire. Cette loi permet de veiller à la santé et au bien-être des salariés d’une entreprise.
Prendre en compte les indisponibilités et les souhaits de congés de ses salariés est également un bon moyen de limiter les absences. Un employé sera moins enclin aux absences si les dates qu’il a proposées sont acceptées. Il pourra ainsi mieux concilier vie personnelle et vie professionnelle. Mais en cas de besoin, un employeur est-il en mesure de refuser des congés ? Et bien oui. Lorsqu’il s’agit de circonstances exceptionnelles, pour assurer la continuité d’un service ou pour faire face à un surcroît d’activité. Le refus de l’employeur ne doit pas être abusif.
L’utilisation d’un logiciel RH
Concevoir ses plannings de travail à partir d’un logiciel de gestion RH est le meilleur moyen de gérer les absences et les modulations d’emploi du temps. Entrer manuellement l’ensemble des informations quotidiennement sur un Tableau Excel est une tâche chronophage et peut engendrer des erreurs. Un outil de création de planning en ligne permet de mieux structurer la gestion des congés et des absences en entreprise. Les équipes ont la possibilité de visualiser leur calendrier à tout moment et de le modifier de façon plus autonome. Ils peuvent notamment se positionner directement sur des créneaux de travail ou informer rapidement le service RH d’une indisponibilité de dernière minute.
Faire face aux absences de dernière minute
Créer une base de données de candidats potentiels
Lorsqu’une absence de dernière minute se présente, il est souvent difficile de trouver une personne qualifiée et disponible immédiatement pour un remplacement. Le mieux est d’anticiper les imprévus en créant une liste de contacts de candidats potentiels. Au fil des mois et des années, une entreprise accumule souvent des candidatures. Vous pouvez conserver les profils intéressants et entrer leurs coordonnées dans votre base de données pour pouvoir les contacter en cas de besoin.
Rechercher un remplaçant en interne
Lancer un appel collectif en interne est aussi très efficace pour trouver un remplaçant. Le volontaire pourra effectuer des heures supplémentaires pour pallier l’absence d’un collaborateur. S’appuyer sur un logiciel de gestion RH est très utile pour trouver une personne disponible au sein de l’entreprise. Il permet de visualiser les plannings de l’ensemble du personnel et de communiquer rapidement et efficacement un besoin. Une fois validé, le service RH à la possibilité de modifier les calendriers facilement, sans craindre de faire des erreurs.
Des absences répétées ou des indisponibilités de dernière minute peuvent avoir des conséquences sur la productivité d’une entreprise. Un employeur doit rapidement identifier l’origine d’un taux d’absentéisme trop élevé pour pouvoir réagir. Pour ce faire, il est conseillé d’avoir recours à un logiciel de gestion RH. Ces outils en ligne proposent une analyse des absences de la structure et permettent de visualiser l’ensemble du personnel disponible pour répondre à un besoin de remplacement urgent.
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