Vous êtes chargé de la gestion des plannings au sein d’une entreprise ? Entre les obligations imposées par le Code du travail, les conventions collectives, les besoins du service et les attentes des salariés, il y a de quoi s’y perdre. Il reste néanmoins essentiel de respecter les délais de prévenance relatifs aux congés payés. Périodes de congés, ordre de priorité, refus, toutes ces situations doivent être anticipées et les employés doivent être informés au bon moment. Découvrez ici toutes les informations à connaître, et pour vous faciliter les choses, n’hésitez pas à utiliser un logiciel de gestion des congés et absences !
Qui fixe les délais de prévenance pour les congés payés ?
En matière de congés payés, les règles à respecter de la part de l’entreprise sont nombreuses. Chaque employé a droit à 2,5 jours de vacances par mois travaillé. Il doit les poser sur une période indiquée par l’employeur, et ne peut pas avoir plus de 4 semaines de congés à la suite. Le directeur de l’entreprise peut également fermer son établissement, pour une durée de 12 à 24 jours ouvrables. Cela oblige les salariés à prendre des jours de congés imposés.
Dans tous les cas, des délais de prévenance sont à respecter pour toutes les questions relatives à la prise de congés payés. Ils sont normalement fixés par le Code du travail. Néanmoins, une convention collective, un accord collectif ou accord de branche, ou même contrat de travail peut indiquer des durées différentes qu’il conviendra de prendre en compte.
Quand informer les employés à propos de leurs congés payés ?
Période de prise de congés
Tout employeur doit indiquer à ses salariés sur quelle période ils doivent poser leurs congés payés. Cette période légale doit être comprise entre le 1er mai et le 31 octobre, et présentée aux employés suffisamment longtemps avant. Cela permet à tous de s’organiser et prendre ses dispositions (employeur et équipes de travail). Le Code du travail article D3141-5 précise : « la période de prise des congés payés est portée par l’employeur à la connaissance des salariés au moins deux mois avant l’ouverture de cette période. » En dehors d’une convention collective ou d’un accord propre à l’entreprise, le gérant d’une société doit donc informer les employés de la période des congés au plus tard 2 mois avant le début de celle-ci.
Ordre des départs en congé
Dans toute entreprise, un ordre de départ en congé doit être déterminé. Cela permet aux salariés de savoir qui est prioritaire pour la prise de congés et quels facteurs influencent cet ordre (enfants à charge, ancienneté, âge…). Pour une bonne organisation, il est essentiel que les équipes de travail aient connaissance de cet ordre en amont. Cet ordre de départ doit être communiqué aux salariés avec un délai de prévenance légal d’un mois selon le Code du travail (D3141-6 : l’ordre des départs en congé est communiqué, par tout moyen, à chaque salarié un mois avant son départ). Il est possible que ce délai soit différent si des dispositions ont été prises via un accord collectif.
Quel délai pour valider les congés d’un salarié ?
Une fois que le salarié a posé ses congés, il est normal qu’il attende une validation. L’informer de l’accord (ou du refus) de ses congés payés protège l’entreprise en cas de conflit. Si l’employé ne reçoit aucune réponse dans un délai raisonnable, il peut estimer que ses dates d’absence sont acceptées, et vous ne pourrez pas vous retourner contre lui.
Il n’existe pas à proprement parler de délai de validation des congés. En cas de refus ou de modification des dates de départ, il est cependant nécessaire d’informer l’employé au moins un mois avant son départ. Un refus de congés payés doit être justifié, trois situations le permettent :
- la continuité du service ;
- une période d’intense activité ;
- des circonstances exceptionnelles.
En revanche, certaines absences ne peuvent en aucun cas être refusées (congé maladie, congé familial, etc.).
Non respect des délais : risques encourus par l’employeur
Pour résumer, l’employeur doit informer ses salariés de la période de congés deux mois avant celle-ci et de l’ordre de priorité un mois avant les départs. Un refus de congés payés doit respecter un délai de prévenance d’un mois également. Tout employeur peut refuser des congés à ses salariés, tant que cela est justifié et respecte le cadre légal. En cas d’abus, des sanctions peuvent être prises à l’encontre de l’entreprise.
L’employeur risque entre autres de devoir verser une indemnité au salarié, ainsi qu’une amende en fonction des faits qui lui sont reprochés. L’employeur est celui qui détient le dernier mot concernant les départs en congés de ses salariés. Ce pouvoir nécessite néanmoins le respect de certaines règles. Ainsi, observer les délais de prévenance pour les congés payés est essentiel. Cela permet à tout le monde d’organiser au mieux les grandes périodes de vacances. Et pour protéger l’entreprise tout en respectant les droits des employés, utiliser un outil d’aide à la gestion de planning est une excellente solution !
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